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湖南化工职业技术学院自信学院毕业生档案管理制度
时间:2016-08-01 15:25:26 来源:自动化与信息工程学院 作者:自动化 编辑:自动化 浏览次数:7

一、学生档案内容

学生毕业离校前,档案内容除了原有高中部分档案外还必须包括:

1、高等学校毕业生登记表。此表必须由学生本人填写,字迹要清楚,用蓝黑墨水钢笔或碳素墨水笔填写各项内容;“毕业生鉴定”是毕业生在校期间德、智、体综合素质的评价,请辅导员认真填写,报学生管理部门审核加盖公章。

2、全国普通高等学校本专科毕业生《就业通知书》。除升本、升研、出国深造的毕业生外,其他毕业生《就业通知书》一律归入本人档案,作为身份变化的依据。

3、学生卡片。由校学籍管理部门审核批准的本科或专科学籍证明。

4、成绩单。由教务部门核准的学生在校学习成绩单,加盖教务处公章。

5、组织关系。正式党员的入党申请书、党校学员材料、积极分子材料等归入档案;预备党员的党组织关系材料单独封存,单独转寄,待转正后归入档案统一管理。团员关系须将入团申请表归入档案。

6、奖励材料。在校期间获得各种竞赛奖励、奖学金、助学金等材料。

7、处分材料。在校期间因违纪行为而受到的处分。

二、学生档案管理

1、新生入学一个月内,其档案由新生录取部门直接移交至辅导员;个别地区有新生自带档案入校情况,新生直接将档案交给辅导员,期间不允许学生本人接触到档案的内容,封口必须完整无损。

2、大学期间,在校学生档案由辅导员直接管理,并负责将大学期间的各种奖惩材料收集整理,归入档案。校内学籍变动时,学生档案直接在辅导员之间进行转交。

3、学生毕业离校,毕业生档案由辅导员负责按学生档案内容的要求进行组档,原则上,毕业生档案不得交由本人自带,绝不允许毕业生个人长期保存档案。

4、中途转学、退学等学籍变动的学生档案,由辅导员转至学工处进行备案,再以机要形式转出。退学的学生档案直接转至生源地档案主管部门。

5、学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的,学生可持调档函通知辅导员进行调阅。如档案需要提前转出调阅,需由辅导员将学生档案转交学工处备案后,以机要方式转出。辅导员不得直接将学生档案交给学生个人寄发或携带。大学毕业时的档案材料可由辅导员重新建档,形成原始档案的补充档案。毕业离校时,补充档案由辅导员移交学院档案管理老师,以机要方式转至录取学校或单位档案管理部门,再与原始档案合并存档。

6、毕业生离校前已签约就业的,辅导员统一移交档案,由学院就业档案负责老师按期转至用人单位人事档案管理部门。为保证转寄按时到达,毕业生本人要负责填写档案转寄的地址和接收单位,辅导员和就业部门负责核查。

7、毕业生离校前未签约就业的,即可自愿申请档案转回生源地档案主管部门,也可向本学院申请档案留校代管。

8、学生档案是学生成长轨迹的真实记载,其管理和转接是非常严肃的事情。档案外转必须由学院档案管理老师登记备案,规范密封,并以机要方式转出,其它部门或个人不得擅自处置。

9、毕业生暂留学校档案,在离校后2年内,学院档案管理中心提供档案调档和状态查询业务。如遇不确定因素出现档案丢失,经核实可予以补办,补办内容仅限大学期间档案。

10、未尽事宜由本学院档案管理中心负责解释。

自动化与信息工程学院

2015.9.1